[Guía definitiva] Cómo entender una nómina: qué es y cómo funciona

¿Sabes realmente cómo funciona una nómina? La mayoría de los trabajadores y trabajadoras en activo no se detienen a revisar todos y cada uno de los conceptos que aglutinan la nómina que reciben a fin de mes por parte de su empresa. Lo normal es que se fijen solamente en la cifra numérica que aparece como líquido total a percibir, es decir, en cobrar la cantidad adecuada a fin de mes.

Sin embargo, toda nómina refleja conceptos que los empleados y empleadas deberían conocer y, más importante aún, entender a la perfección.

¿Te has parado alguna vez a repasar detenidamente cada uno de los datos que aparecen en tu nómina? Y si lo has hecho, ¿los has entendido todos? Para muchos de vosotros la respuesta será, con casi total seguridad, negativa.

Diferenciar el salario de los complementos, de la retribución flexible o de las ratificaciones no es sencillo, más aún si te enfrentas al descifrado de tu primera nómina. Desde Cobee te indicamos los elementos clave que debes conocer.

Qué es una nómina y cuáles son los puntos clave

Entender todos los conceptos que aparecen en tu nómina es comprender qué está pasando con tu dinero o a qué se destina una parte importante de tu retribución.

La nómina es un documento obligatorio que ha de expedir la empresa a cada trabajador o trabajadora. Una factura que atestigua la relación contractual entre el empleado y la empresa, el tipo de trabajo y las cantidades económicas percibidas a cambio.

Para crear una nómina, es necesario tener un conocimiento profundo de las leyes laborales y fiscales, así como de los convenios colectivos vigentes y que afecten a tu organización. Además, debe adaptarse a cualquier cambio en la situación laboral de cada empleado o de la normativa actual. Esto requiere una actualización y revisión constante por parte de los profesionales de recursos humanos, en especial los encargados de elaborar las nóminas. Sin embargo, al final es un esfuerzo colaborativo hecho posible gracias a la colaboración conjunta.

Cómo se calcula una nómina

Para crear y calcular una nómina correctamente, es importante primero saber identificar correctamente las partes en las que se divide.

Las partes de una nómina

Toda nómina cuenta con uno en el que aparecen los datos básicos de la empresa (nombre legal, domicilio fiscal, CIF, etc.). También los del empleado (nombre y apellidos, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, etc). En muchos casos, además, se recoge la categoría del trabajador y su antigüedad como empleado en la compañía.

Junto a esta información, el encabezado de la nómina señala el periodo de retribución y el total de los días remunerados.

Los devengos en tu nómina

Este apartado es, seguramente, el que mayor problema comporta a los trabajadores y trabajadoras que intentan comprender en qué consiste exactamente su salario. Aquí aparece la retribución base junto a otras nociones como las pagas extras (si son prorrateadas) o los beneficios en calidad de retribución flexible (cheque restaurante, seguro médico, etc.), es decir, todos los ingresos que recibe el trabajador o trabajadora a cuenta de la empresa.

Pero, vayamos por partes.

• El salario de base: se refiere a la remuneración total o devengo que has recibido por el trabajo realizado en ese mes (la cuantía no puede ser inferior al pago mínimo que establezca el convenio de empresa o sectorial).
• Complementos salariales son las cantidades extraordinarias que percibes como empleado o empleada en calidad de incentivo, productividad, antigüedad, etc.
• Horas extraordinarias: aquellas llevadas a cabo al margen de tu horario laboral establecido, ya sean voluntarias o forzosas.
• Gratificaciones extraordinarias o pagas extras prorrateadas: el mínimo está establecido por Ley en dos pagas: la de Navidad y una más señalada por convenio y que suele coincidir con el inicio del verano. Estas pagas podrían estar prorrateadas en tu sueldo mensual.
• Retribución flexible: son aquellos beneficios o ventajas económicas proporcionadas por la empresa en concepto de ticket restaurante, tarjeta transporte, seguro médico, seguro de vida, etc, y que normalmente están exentas de IRPF ya que se consumen desde tu salario bruto o nómina. Si tu empresa te ofrece beneficios sociales, es decir, retribución por encima de tu salario, no aparecerán aquí. En función de la cantidad de ventajas o servicios de este tipo percibidos estarás aumentando tu poder adquisitivo sin incrementar la carga de impuestos en tu nómina. Recuerda que el total de lo que cobras en este capítulo no puede superar el 30 % de tu salario bruto o total devengado.
• Devengos no salariales: aquellos bienes y servicios que percibes de la empresa y que no tributan como salario, por ejemplo, prestaciones por despido, suspensión o traslado, prestaciones de la Seguridad Social, indemnizaciones o extras que compensen gastos ocasionados como dietas, kilometraje o transporte. Este tipo de percepciones no cotizan a la Seguridad Social.

Ahora que conoces los devengos o ingresos de tu nómina puedes calcular fácilmente la cantidad total líquida a percibir o, lo que es lo mismo, el conocido como sueldo neto que verás ingresado en tu cuenta bancaria todos los meses y que resulta de restar al total de los devengos o salario bruto el total de las deducciones, que pasamos a especificar.

Las deducciones en tu nómina

Se trata de aquellos capítulos que lejos de sumar dinero a la nómina, lo restan.

Las más importantes son aquellas que hacen referencia a 

• La cotización por formación a cargo de la empresa.
• La cotización por contingencias comunes, es decir, por aquellas situaciones en las que un trabajador, a causa de un accidente o enfermedad no laboral, se encuentre imposibilitado para el desarrollo de su actividad profesional.
• La cotización por desempleo, para poder acceder (en un futuro) a las ayudas y prestaciones ligadas a esta situación laboral. El porcentaje aplicable será distinto en función de si se trata de un contrato ordinario o de duración determinada a tiempo completo o parcial.
• La tributación por IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) es un impuesto de tipo directo y progresivo que grava, durante un año fiscal, toda las rentas que recibe una persona. Grava de manera diferente a cada individuo en función del origen de las rentas y de sus circunstancias personales y familiares. Lo deberemos de tener en cuenta siempre a la hora de realizar la declaración anual.

En cuanto a este último, es interesante saber que no se aplica sobre el total devengado pues no toma en cuenta, por ejemplo, aquellos beneficios económicos de los que se aprovecha el trabajador o trabajadora en concepto de retribución flexible.

Es por esta razón que la retribución flexible se convierte en una gran ventaja para los empleados y empleadas de las empresas, pues ven como su capacidad adquisitiva aumenta sin tener por ello que incrementar su sueldo y, con este, la base imponible susceptible de IRPF. En otras palabras, los trabajadores y trabajadoras consiguen así más ventajas por parte de la empresa sin tener que pagar más impuestos a cambio.

Cuál es la base reguladora de una nómina

La base reguladora de la nómina es una cifra que se utiliza para calcular la cuantía aproximada en el caso de tener que solicitar una prestación por alguna incapacidad temporal, maternidad, paternidad, jubilación o desempleo, por ejemplo. Es decir, sirve para saber cuánto cobraría el empleado o empleada si tuviera que cogerse una baja.

Es importante destacar que la base reguladora no se indica en la nómina. Lo que sí aparece es la base de cotización, que se obtiene del salario en bruto y que nos sirve para saber la cantidad que la persona empleada y la empresa tienen que pagar a la Seguridad Social.

En cualquier caso, para calcular la base reguladora de una nómina se hace un promedio de la base de cotización en un periodo determinado previo al incidente que cause la incapacidad. Cada prestación o subsidio tiene un periodo de tiempo determinado. Por ejemplo, en el caso del subsidio por desempleo se cuentan los últimos 180 días trabajados, mientras que en la jubilación, actualmente se tienen en cuenta los 25 años previos.

¿Me pueden quitar un complemento salarial de la nómina?

Los complementos salariales, como hemos explicado, son añadidos que reconocen una situación determinada y que completan el salario de la plantilla.

Es importante tener en cuenta que el complemento salarial es un derecho del empleado o empleada, por lo que las empresas no pueden eliminarlo fácilmente. Necesitan un motivo objetivo y muy justificado para poder quitar un complemento salarial de la nómina de alguien. Los convenios colectivos y el contrato suelen recoger las normas y las condiciones a las que están sujetos estos complementos salariales.

Cómo funciona una nómina: preguntas frecuentes

¿A qué hora ingresan las nóminas en las diferentes sucursales?

A la hora de ingresar las nóminas, Caixabank, Cajamar, Santander, BBVA, La Caixa, Unicaja y la gran mayoría de bancos en España funcionan de manera similar:

• Si la transferencia se realiza dentro del mismo banco y se hace antes de la «hora de corte», se recibe en el mismo día. Si se hace después, es posible que se retrase al día siguiente. Esta «hora de corte» suele ser sobre las 11 de la mañana.
• Si la transferencia se realiza a un banco distinto y se hace antes de la «hora de corte», se recibe el siguiente día laborable. Siguiendo la lógica anterior, si se hace después de esta hora es posible que se retrase un día más.
• Hay que tener en cuenta que si hay fines de semana o festivos entre medias, éstos no cuentan. La transferencia no se recibiría hasta el primer o segundo día laborable.

¿Para qué sirve una nómina?

Tener la nómina documentada y registrada es una obligación legal, pero más allá de eso tiene otras ventajas:

• Requerimientos legales: Asegura que tanto la empresa como el empleado o empleada cumplen con sus obligaciones fiscales y de Seguridad Social.
• Registro de pagos: La nómina también es un comprobante de que la empresa ha entregado el salario al trabajador o trabajadora.
• Herramienta de gestión: Con el proceso de la nómina, el departamento de Recursos Humanos es capaz de llevar un control de los gastos.
• Transparencia: El empleado o empleada es capaz de ver de manera sencilla el desglose de su salario recibido.

¿Es obligatorio tener las nóminas firmadas?

Ésta es una duda bastante común entre los empleados y empleadas a día de hoy. Antiguamente, cuando era mucho más común que los pagos de las nóminas fueran en cheque o efectivo, sí que era obligatorio que las nóminas fueran firmadas por la persona beneficiaria. Servía como justificante de que se ha recibido el dinero.

Actualmente, en estos casos específicos la firma sí sería obligatoria. Pero, en general, no es obligatorio firmar las nóminas, ya que la transferencia bancaria actúa como justificante del pago.

Me han pagado menos en la nómina, ¿por qué?

Hacia final de año es cuando suele reflotar esta duda y tiene una explicación. Te adelantamos que es una práctica muy común en las empresas en los últimos meses del año y es totalmente legal.

Esto se debe a que las empresas realizan un ajuste sobre el porcentaje que pagas de IRPF (Impuesto de la Renta sobre las Personas Físicas). No es obligatorio, pero sí beneficia a los empleados y empleadas. El objetivo es evitar que la Declaración de la Renta salga a pagar al año siguiente, o al menos se pague el mínimo posible. De esta forma, aportando un poco más al final, se equilibra el resultado del ejercicio siguiente. Esto se hace hacia final de año para regularizarlo antes del cierre fiscal.

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