Optimización del tiempo en tareas administrativas: Estrategias y Consejos

Optimizar tiempo en las tareas administrativas es el gran objetivo de esta década en materia de gestión empresarial. Afortunadamente, el nivel de automatización y autogestión alcanzado, gracias al proceso de digitalización, han abierto las puertas a un nivel de optimización jamás antes experimentado.

Tabla de contenidos

• Los desafíos de las tareas administrativas
• Estrategias para optimizar el tiempo en tareas administrativas
• Consejos prácticos para la optimización del tiempo

Los desafíos de las tareas administrativas

Para poder mejorar el tiempo de respuesta en las tareas administrativas, es imprescindible dar dos pasos previos. Estos tienen que ver con:

• La identificación de ineficiencias.
• El impacto impacto en la productividad de las mismas.

Solo una vez evaluados los dos puntos anteriores, una empresa puede avanzar en la optimización del tiempo en tareas administrativas. 

Pero ¿cuáles suelen ser esas ineficiencias que merman de manera decisiva la productividad en el departamento de RRHH? Algunas de ellas son:

• La ausencia de softwares de gestión eficientes que minimicen el margen de error.
• La falta de protocolos y herramientas que faciliten el trabajo colaborativo, también en remoto.
• La inexistencia de aplicaciones que permitan a las plantillas la autogestión de beneficios o recursos propios.
• Un bajo nivel de transparencia, comunicación y organización que lleva a la saturación de ciertas tareas (y profesionales a cargo) y la dilación de otras.

Estrategias para optimizar el tiempo en tareas administrativas

Para evitar que las ineficiencias señaladas más arriba mermen el nivel de productividad, pueden tomarse en consideración diversas estrategias eficaces:

• Selección y Priorización de Tareas. Estas pueden plasmarse y gestionarse mediante instrumentos basados en la técnica Pomodoro o similares. 
• Automatización Inteligente. El uso de la IA en RRHH ha propiciado una automatización de tareas recurrentes sin precedentes, acortando los tiempos de respuesta y minimizando los esfuerzos del departamento en tareas de poco valor añadido.
• Organización y Estructuración. Si una empresa quiere marcar un antes y un después en la optimización del tiempo en tareas administrativas debe:
  • Emplear métodos para mantener documentos, archivos y datos organizados y accesibles.
  • Apostar por la utilización de sistemas de categorización y etiquetado efectivos.
  • Supervisar las tareas del departamento a través de soluciones que mejoren los resultados del trabajo en equipo.

• Delegación Eficiente. Un departamento que funciona correctamente es aquel donde la persona al mando o líder ha sabido delegar en cada miembro del equipo la tarea que le es propicia por habilidades, experiencia y actitud. También aquel en el que se ha trasladado la gestión de ciertos recursos a los propios trabajadores y trabajadoras, como ocurre con los modernos planes de beneficios y retribución flexible, gestionados íntegramente por quienes los disfrutan.
• Uso de Tecnología Colaborativa. Hoy en día, es imprescindible. Más aún si la empresa está abierta a fórmulas de trabajo en remoto o mixtas, o bien si apuesta por equipos multidisciplinares en su organización.

Mejora tu employer branding

¿Quieres atraer al mejor talento? 10 claves para mejorar el employer branding y tu empresa será el lugar donde todos desean trabajar.

Descárgatelo ya

Consejos prácticos para la optimización del tiempo

Algunos consejos prácticos para la optimización del tiempo en el departamento de RRHH son:

• Las Técnicas de Gestión del Tiempo. Por ejemplo, aquellas estratégicas a la hora de optimizar este recurso, como el denominado time-blocking. Pero también aquellas otras que dejan lugar al descanso y esparcimiento de los y las trabajadoras para un mejor rendimiento. Nos referimos a la jornada intensiva de verano, a la flexibilidad horaria o la jornada de cuatro días.
• Eliminación de Distracciones. Estas ya no solo provienen del espacio físico en el que nos encontramos: conversaciones ajenas, llamadas a la puerta…, sino del propio smartphone, que a menudo se convierte en el gran enemigo de nuestra productividad. Afortunadamente, existen aplicaciones que permiten bloquear o controlar los tiempos de exposición a redes sociales, emails, etc. y poder, por ejemplo, teletrabajar con éxito.
• Monitoreo y Mejora Continua. Esta es la gran clave del éxito. Evaluar las acciones del equipo, detectar fallos y proponer mejoras de manera constante. El liderazgo en RRHH pasa, de hecho, por incentivar una cultura empresarial de mejora continua, como propone el método Kaizen o la estrategia de feedback.

Un departamento de RRHH que hoy en día no optimiza el tiempo invertido en tareas administrativas es un departamento que, simplemente, no ha mostrado el interés necesario. La afirmación puede parecer rotunda, pero no está errada. Y es que, gracias a la digitalización, acortar los tiempos y aprovecharlos al máximo es más sencillo que nunca.