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Pasos para elaborar un plan de formación con éxito

Cobee Team |

La formación sigue entre los primeros puestos del ranking de beneficios sociales mejor valorados en nuestro país. Mejor valorados y más demandados.

A día de hoy, la formación es el beneficio ideal para casi un 37 % de los trabajadores de la Generación Z, es decir, de menos de 25 años. Para aquellos que se mueven entre los 25 y los 44, el respaldo a este beneficio social también es alto: se mueve entre el 35 y el 32 % respectivamente. 

Estos datos, facilitados por el informe de 2022 Tendencias en beneficios para empleados elaborado por Cobee, reflejan la importancia de la formación. De hecho, manifiestan que esta debe ocupar un papel muy relevante en cualquier plan empresarial destinado al empoderamiento y satisfacción de la plantilla.

Tabla de contenidos

1. Un plan de formación: la herramienta ideal

Un plan de formación es la herramienta ideal para la implementación de un itinerario formativo dentro de la empresa. 

Denominamos plan de formación al conjunto de acciones formativas destinadas a mejorar los conocimientos y habilidades de los empleados dentro de una empresa. 

Esto se traduce en:

  • Una mejora de las competencias y de la proyección de los profesionales.
  • El aumento de su capacidad para afrontar los retos del futuro dentro de la organización.
  • Un mayor nivel de motivación y adhesión hacia la empresa, también de permanencia en la misma.

En otras palabras: resulta beneficioso para el trabajador, que incrementa sus capacidades, y para la empresa, que gana en activos humanos mejor preparados.

Y ¿por qué decimos que un plan de formación es la herramienta ideal

  • Porque se adapta perfectamente a los objetivos corporativos, independientemente de lo ambiciosos que estos sean. 
  • Porque son altamente flexibles, capaces de adaptarse a cualquier tipo de sector, nivel de cualificación de los trabajadores, número de empleados, etc.
  • Porque un plan de formación realmente eficaz es un plan capaz de alcanzar un nivel de personalización máximo

Sin embargo, no es sencillo diseñar e implementar un plan de formación que garantice el objetivo de la propuesta empresarial. Hay que atender a varias fases o características inherentes al éxito de dicho plan.

2. Cómo implantar un plan de formación con éxito: las fases

Para que un plan de formación funcione, este tiene que responder o seguir una serie de pasos delimitados de antemano. El éxito de su implantación dependerá del rigor con que estos se sigan:

2. 1. Primer paso: la evaluación de las carencias y las necesidades

No podemos diseñar e implementar un plan de formación si no detectamos antes las carencias a las que se enfrenta la plantilla. Y quién dice carencias, dice necesidades que solo un trabajador puede detectar en su día a día.

Por eso, el primero de los pasos a seguir se asienta sobre un trabajo de investigación y análisis.

2.1.1. El valor de una encuesta que ponga voz a los empleados

Una encuesta online y anónima, donde el empleado pueda poner de manifiesto todas sus reivindicaciones con total libertad, es el primer paso hacia el éxito de un plan de formación.

Dicha encuesta debería cumplir con dos requisitos:

  • Preguntar sobre todo tipo de intereses

La mayoría de las veces, los resultados de un sondeo así sorprenden a la Dirección empresarial. 

Y es que, a menudo, a competencias técnicas, como puede ser el manejo de herramientas de última generación o informáticas, se suman otras a priori pasadas por alto.

Nos referimos a la adquisición de herramientas de comunicación efectiva, de inteligencia emocional, de gestión de equipos, etc. En otras palabras: que tienen que ver con las relaciones humanas y con la gestión de sentimientos.

  • Diferenciar por grupos de interés

De hecho, la citada encuesta debería diferenciar entre colectivos concretos: departamentos, categorías profesionales, etc. Pues las necesidades suelen coincidir cuando hablamos de empleados con funciones y formación similares. 

Así, el plan de formación a implementar podría y debería personalizarse por grupos con intereses, necesidades y objetivos comunes.

2. 2. Paso dos: la definición de las prioridades

Aquí entra en juego la estrategia empresarial a corto, medio y largo plazo, así como los objetivos corporativos. De ahí la importancia de implementar un plan de formación que haya sido concebido de acuerdo a los planes de la Dirección y validado por esta.

Pongamos un ejemplo. Si trabajamos para una empresa que está pensando en incorporar maquinaria de impresión 3D en su actividad diaria, uno de los itinerarios formativos debería ir en esta línea. Al menos para el equipo de profesionales encargado de dichas funciones.

  • Los mismo ocurriría con otro tipo de objetivos: 
  • La ampliación de la cobertura de servicios y atención al usuario a países vecinos requeriría formación en idiomas.
  • El uso próximo de nuevos softwares de gestión, la capacitación en el manejo de los mismos.
  • Un cambio legislativo en materia de contratación, la formación del departamento de RRHH al respecto.
  • El uso de nuevas materias primas, en el modo de manejo, procesado o reciclaje de estas.
  • Un cambio de la política social corporativa o medioambiental hacia una actividad productiva más sostenible, en formación en procesos más respetuosos con el entorno y en cómo aplicarlos.

Podríamos seguir así hasta el infinito. Y es que, en un mundo donde la evolución precisa el cambio constante, la formación ha de adaptarse continuamente a los retos del futuro.

2. 3. Paso tres: El presupuesto

Una empresa tiene varias alternativas a la hora de implementar un plan de formación en función de su presupuesto.

  • La opción de la formación bonificada

A través de cursos de formación gestionados por el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) y la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE).

En este caso, el pago de los cursos corre a cargo de la cuantía que paga la empresa a la Seguridad Social por cada empleado en concepto de formación.

Este tipo de formación puede ofrecerse como:

Beneficio Social: La empresa asume el coste total del curso seleccionado por el empleado dentro de una gama formativa prediseñada.

Retribución Flexible: El empleado asume el coste total o parcial del curso a través de su nómina. Esta modalidad suele ser común en pequeñas empresas que no cuentan con capacidad suficiente para subvencionar una formación concreta. En este caso, la cantidad destinada a la formación por parte del trabajador contará con la exención total del IRPF, además de un importante ahorro en forma de contratación ventajosa para el empleado.

  • La formación subvencionada

La formación subvencionada no corre a cargo de la empresa, sino directamente de entidades públicas que ofrecen ciertos cursos a empleados con el fin de mejorar su capacitación.

Lo que sí puede hacer la empresa, en este caso, es poner en conocimiento de sus trabajadores la existencia de estos cursos. También puede brindarles información sobre cómo acceder a ellos, requisitos o a quién dirigirse en caso de duda.

En este sentido, la labor de comunicación por parte de la empresa es fundamental, ya que los profesionales no encuentran, a menudo, dónde obtener información al respecto. 

  • La formación interna

La formación interna representa un pilar fundamental de compañías comprometidas con la innovación y el desarrollo. También lo es para esas otras que dedican buena parte de su gasto al bienestar de sus empleados y a la mejora de sus virtudes profesionales. Lo cierto es que suele tratarse de grandes compañías que recurren a diferentes vías:

  • La contratación de formadores externos que acuden a las instalaciones de la organización para impartir clases.
  • La puesta en marcha de sesiones de conocimiento en las que diferentes empleados comparten entre sí información, avances, descubrimientos…, acerca de temas muy concretos.

Esta última modalidad es cada vez más común en empresas relacionadas con el entorno digital. Dichas sesiones suelen desarrollarse de forma muy distendida y contribuyen a estrechar lazos y vías de cooperación entre personas de diferentes departamentos dentro de una misma entidad empresarial. 

2. 4. Paso cuatro: la importancia de la flexibilidad

La flexibilidad debe ser un concepto inseparable de la formación de empresa. De lo contrario, podríamos lograr el objetivo inverso al deseado.

Y es que, un empleado hace ya de por sí malabarismos para conciliar su vida personal, familiar y laboral. Si además le imponemos un horario formativo y la obligatoriedad de asistencia, el efecto de lo que debería ser un beneficio social puede convertirse en un hándicap. Por eso, una oferta formativa exitosa debe contemplar estas modalidades:

  • Presencial con opción de elegir entre una variada posibilidad de horarios.
  • Mixta: con posibilidad de combinar clases teóricas con otras presenciales.
  • Totalmente online: a través de una plataforma online que permite al empleado acceder cuando y desde donde pueda hasta completar las horas y objetivos formativos.

La formación ha de ser flexible, pero también libre, voluntaria y lo suficientemente atractiva como para interesar al empleado sin que le obliguen a realizarla. En otras palabras: ha de entenderse como un favor, no como una imposición.

Además de flexible y voluntaria, debe ser personalizada. Esto se consigue ofreciendo al empleado una gran variedad formativa, además de cursos relacionados con sus intereses, para eso hemos hecho una encuesta, ¿recuerdas?

2. 5. Paso cinco: el análisis y seguimiento

Seguir, medir y analizar. Como cualquier otra estrategia empresarial que se ponga en marcha, resulta imprescindible medir el impacto de las acciones formativas.

Esta fase es imprescindible para calcular la tasa de éxito en el diseño e implementación del plan formativo.

Si no se consiguen los resultados esperados, habrá que analizar las causas. Pongamos dos ejemplos:

  • Una baja tasa de seguimiento podría deberse a un problema de comunicación sobre la existencia del plan formativo o a la falta de interés de los cursos, al ser estos demasiado obvios.
  • Una alta tasa de seguimiento que sin embargo no redunda en la mejora de la productividad empresarial, podría deberse a un problema de contenidos formativos o de su aplicación a casos reales dentro de la empresa.

Sea como sea, es importante valorar el grado de adhesión al plan de formación de una empresa, así como el ratio de conversión de dicha inversión en pro de la misma.

¿Tu plan de formación no consigue la adhesión que esperas?

Ponte en contacto con nuestro equipo de profesionales. Estarán encantados de aconsejarte, sin ningún compromiso.


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