Portal del empleado: qué es, características y ventajas de tener uno en tu empresa

¿Por qué tu empresa debe tener un portal del empleado? A grandes rasgos, porque dicha herramienta aumenta la eficacia de los procesos y tareas de Recursos Humanos y favorece la comunicación entre este departamento y la plantilla.

Es decir, los beneficios de este recurso tecnológico trascienden de lo meramente administrativo y suman un importante valor emocional.

Según un estudio publicado por Incipy sobre la transformación digital en RRHH durante 2021 en España, un 54 % de las empresas encuestadas emplea el portal del empleado como vía de comunicación interna con sus trabajadores. El estudio se hace eco de un nuevo tipo de intranet o portal del empleado avanzado, social e interactivo, llamado Digital Workplace, que ya emplean el 41% de las empresas. 

La bidireccionalidad e interacción que favorece el portal del empleado o portal del empleado y su flexibilidad a la hora de habilitar servicios y recursos son algunas de las razones por las que esta herramienta digital lidera el ranking de canales utilizados para la comunicación interna de una empresa.

Tabla de contenidos

• 1. Qué es un portal de empleado
• 2. Qué información y servicios debe tener un portal del empleado
• 3. Características imprescindibles de un portal de empleado
• 4. Ventajas del portal del empleado para Recursos Humanos
• 5. Portal del empleado y espíritu corporativo
• 6. El futuro del portal del empleado: retos y horizontes

1. Qué es un portal de empleado

Un portal del empleado es una plataforma digital que permite a empresas y empleados permanecer en contacto a través de un sistema de comunicación interna y personalizado al que se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Su cada vez mayor implantación en nuestro país ha favorecido enormemente la labor de gestión de los departamentos de RRHH y ha dotado a las plantillas de un instrumento eficaz a la hora de obtener información personal o corporativa, así como de acceso a beneficios sociales facilitados por la compañía.

La descarga automática de nóminas, la consulta de comunicados o circulares destinados a la plantilla, la gestión de periodos vacacionales, el acceso a códigos promocionales o ventajas en compras…, las posibilidades de un portal del empleado son infinitas, ya que este puede configurarse de acuerdo a las necesidades de la empresa y de sus empleados y empleadas.

Normalmente, el acceso a estos portales (que comprenden un software de gestión, un sitio web y una app) se realiza mediante un número o nombre de usuario y contraseña, vigentes mientras lo esté la relación contractual entre el empleado y la empresa.

2. Qué información y servicios debe tener un portal del empleado

Todo portal del empleado da a acceso (o debería hacerlo) a dos tipos de informaciones: una personal y otra corporativa, además de facilitar el consumo de servicios y bienes ofrecidos por la empresa.

Es decir, un empleado que accede con su usuario y contraseña al portal de su empresa debería poder consultar:

–       Toda información relativa a su condición de empleado en la misma (tipo de contrato, nóminas, cotizaciones, convenio colectivo, días de vacaciones consumidos o de baja laboral…).

–       Beneficios sociales que cada empleado tiene disponibles dentro de la empresa. 

–       Cualquier notificación o comunicado de la Dirección que afecte claramente al desempeño de su labor profesional o del conjunto de la plantilla.

–       Noticias relativas a la actividad corporativa: desde eventos, concursos, patrocinios o jornadas de puertas abiertas a la ampliación de infraestructuras, facturación o salida a bolsa. 

Sin embargo, los portales del empleado pretenden ser algo más que una herramienta de comunicación e información, pues están concebidos para el diálogo y la gestión, de ahí que su planteamiento pase por el de plataformas bidireccionales e interactivas.

En este sentido, el empleado debería poder plantear preguntas personales al departamento de RRHH de forma totalmente online (mediante formularios, chatbox…), participar en foros de debate habilitados para la mejora de ciertos procesos productivos, inscribirse en torneos deportivos, descargarse bonos descuento o incluso acceder a cursos formativos telemáticos.

Mientras más completa sea la información y posibilidades del portal del empleado, mayor será el grado de optimización de los RRHH, ya que la empresa evita que sus empleados y empleadas tengan que acudir constantemente al departamento de personal para consultar este tipo de datos cuando lo necesiten, es decir, pone a su servicio una herramienta para un mayor seguimiento y control de aquellas ventajas o beneficios proporcionados por la compañía.

3. Características imprescindibles de un portal de empleado

Para que un portal del empleado coseche los resultados deseados desde el punto de vista de una mayor vinculación de la plantilla con la empresa, automatización de procesos u optimización en la gestión administrativa, entre otros, ha de reunir las siguientes características:

• Seguridad: Tanto la plataforma como las aplicaciones asociadas deben constituir un entorno totalmente seguro para preservar los datos de los empleados, y responder a la legislación vigente en materia de protección de datos.
• Privacidad: Cada empleado y empleada ha de contar con un área individualizada a la que tenga acceso de forma exclusiva con el fin de garantizar su intimidad y la confidencialidad de sus datos de carácter personal.
• Accesibilidad: Desde cualquier parte del mundo y a cualquier hora del día a través de un dispositivo conectado a internet. El diseño y planteamiento del mismo ha de responder a las características propias de los smartphones, pues el acceso desde el móvil supera con creces al contabilizado desde tabletas u ordenadores.
• Transparencia:  La información sobre el tratamiento de datos por parte de la empresa así como los términos y condiciones de acceso de ciertos servicios y bienes ha de ser clara y generar confianza por parte de la plantilla.
• Usabilidad: Muy intuitivo y sencillo, para que todo empleado sea capaz de acceder a la información y tramitar servicios fácilmente sin necesidad de formarse al respecto. Esta característica es común al departamento de RRHH.
• Flexibilidad: Capaz de albergar cualquier conjunto de datos, proceso de tramitación o tarea automática que la empresa necesite, así como la posibilidad de activar o desactivar todas ellas y de escalar la plataforma en función de las exigencias.
• Autogestión: El portal del empleado ha de ser una herramienta capaz de favorecer la independencia de los empleados a la hora de acceder a la información y gestionar sus propios recursos para que sea realmente efectiva.

La estructura y servicios de un portal del empleado depende de las necesidades planteadas por la empresa, sin embargo, los aspectos anteriormente señalados han de ser independientes a estas y comunes a cualquier herramienta para garantizar su fiabilidad y eficacia.

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4. Ventajas del portal del empleado para Recursos Humanos

Que sea una herramienta capaz de automatizar, simplificar y optimizar al máximo las tareas de personal. Eso es lo que un departamento de RRHH debe pedirle al portal del empleado de su empresa si quiere reducir la carga administrativa y aumentar los ratios de gestión, organización y control sobre la plantilla, pues de lo contrario, este portal podría convertirse en una carga añadida difícil de gestionar.

4.1 Aumenta la eficacia de gestión

El uso del portal del empleado por parte del departamento de RRHH reduce considerablemente la carga administrativa a la que estos están acostumbrados y aumenta, en la misma proporción, la eficacia de los procesos.

Y lo hace en base a tres mejoras sustanciales: la disminución del tiempo de gestión, la automatización de tareas y una mayor organización.  

Pongamos varios ejemplos. Un empleado o empleada que pueda acceder al portal del empleado será capaz de visualizar y descargar sus nóminas de forma independiente si así lo desea e incluso de consultar el estado del proceso de selección o promoción en el que ha participado dentro de su empresa. Esta mayor accesibilidad a los datos no solo proporciona inmediatez y libertad al empleado, sino que evita decenas de consultas al departamento de RRHH por parte de los empleados y el desempeño de tareas tediosas como, por ejemplo, el envío sistemático y masivo de nóminas o notificaciones por correo electrónico, pues ahora el sistema lo hará de forma automática y personalizada.

Vacaciones, nóminas, productividad…

Otro ejemplo es la aprobación de los periodos vacacionales. Algunos portales del empleado permiten a los miembros de la plantilla seleccionar los días deseados a través de la aplicación y, al departamento de RRHH, visualizar las preferencias, gestionarlas y comunicar a los interesados el resultado definitivo de su petición sin necesidad de generar papeleo ni moverse de su ordenador.

De hecho, esta herramienta puede diseñarse para que emita avisos a los responsables de personal en el momento en el que todos los empleados hayan finalizado la selección de días, propiciando así un importante ahorro de tiempo y gran efectividad.

Más ejemplos. Este tipo de herramientas tecnológicas permiten generar respuestas estandarizadas a los trabajadores ante consultas recurrentes, contabilizar las mismas y lanzar resultados periódicos sobre qué tipo de dudas asaltan más a los empleados. También puede facilitar un sistema de alarmas que indique al equipo responsable de RRHH la fecha límite para realizar tareas de suma importancia: pago de nóminas, cálculo de la productividad, envío de informes trimestrales a la sede central…

La capacidad de almacenar datos de los empleados en la nube para preservarlos ante cualquier error del sistema, la posibilidad de que sea la propia herramienta la que genere informes y estadísticas en base a los datos disponibles en el portal y un sistema de permisos que controle y acredite la gestión de cada uno de los profesionales del departamentos de RRHH son características cada vez más valoradas y que ya presentan muchos portales del empleado.

4.2 Cercanía, diálogo y transparencia

El portal del empleado se ha convertido en una potente herramienta de gestión, pero también de comunicación interna.

Como hemos señalado anteriormente, el empleado puede acceder a toda aquella información generada por la empresa, ya sea de consumo para toda la plantilla, un solo departamento o individual, y entablar un diálogo abierto con la misma para la consulta de dudas o la participación en procesos colaborativos.

En definitiva, el portal del empleado permite a los empleados disponer de información actualizada de forma inmediata, así como de un altavoz que podrá utilizar para ser tomado en cuenta cuando lo necesite, en definitiva, para sentirse escuchado y participe de la empresa.

En cuanto a los departamento de RRHH, mejoran la rapidez y transparencia del canal comunicativo y la calidad y efectividad de los mensajes cuyos destinatarios son los empleados y empleadas, además de estrechar los lazos con todos y cada uno de los miembros de la plantilla.

De esta manera, además, ningún empleado puede no darse por enterado, evitándose así descuidos al respecto. Para mayor seguridad, los responsables de personal pueden habilitar fórmulas mediante las cuales saber si un empleado ha leído o no la comunicación notificada a través del portal, garantizando así la efectividad del mensaje, y registrar además dicha consulta.

La opinión de los empleados

La posibilidad de aplicar filtros en los envíos, de conocer qué informaciones han leído qué personas, de habilitar campos de respuesta o comentarios…, son detalles que facilitan enormemente la vida a los departamentos de RRHH a través de una herramienta que les permite sacar mayor partido a su interacción con los empleados.

El feedback obtenido por parte de estos es decisivo, además, a la hora de sondear el estado de ánimo de la plantilla así como sus reivindicaciones, haciendo del portal del empleado un instrumento muy valioso a la hora de conocer más y mejor a la plantilla y adelantarse a cualquier posible demanda. 

Además, esta herramienta se puede complementar con las reuniones de seguimiento, como por ejemplo los encuentros one to one, que permiten conocer de primera mano las inquietudes y necesidades de los empleados. Estas reuniones pueden ser una fuente importante de iniciativas para plasmar en el portal del trabajador. 

5. Portal del empleado y espíritu corporativo

El portal del empleado constituye un punto de encuentro entre la empresa y la plantilla, un lugar común en el que dar a conocer información de interés, disfrutar de bienes y servicios sociales e intercambiar sensaciones. Se trata de crear comunidad en un espacio digital al que todos los miembros de la compañía pueden acceder cuando lo deseen.

De hecho, la empresa debería emplear dicha herramienta para ofrecer a los empleados toda información que les permita conocer mejor la firma para la que trabajan: desde sus motivaciones, principios, logros y aspiraciones hasta los escollos que ha de sortear en el mercado. De esta manera, la entidad incrementaría la transparencia de su actividad de cara a su plantilla y arrancaría de quienes la forman mayor empatía.

Compartir objetivos es hacer comunidad. Estar disponible ante cualquier duda o sugerencia a través de un canal abierto las 24 horas, también. Como lo es, de igual modo, compartir beneficios en forma de bienes y servicios sociales. Y todo ello tiene cabida en un portal del empleado diseñado para cumplir las expectativas de empleados, gestores de personal y dirección empresarial.

Hay quién puede pensar que esta fórmula solo tiene sentido en grandes corporaciones, sin embargo, muchas pequeñas y medianas empresas han habilitado portales del empleado para facilitar la gestión de tareas administrativas y servicios.

Este tipo de herramientas son escalables y totalmente personalizables, de ahí que puedan ajustarse a cualquier tipo de empresa sin importar su tamaño. 

6. El futuro del portal del empleado: retos y horizontes

Actualmente, existen en el mercado multitud de empresas tecnológicas dispuesta a desarrollar e implantar software específicos para la creación de portales del empleado. Dada su experiencia en un sector tan determinado, estas son capaces de brindar soluciones altamente eficaces en un breve periodo de tiempo y de anticiparse a cualquier necesidad futura. Recurrir a una de ellas puede, además, abaratar notablemente los costes de un portal del empleado modesto.

Estas empresas, dedicadas en exclusiva al diseño, desarrollo e implantación de portales del empleado para la simplificación de la gestión laboral, representan el futuro para aquellas compañías que necesitan soluciones probadas y competitivas.

Pero el horizonte de los portales del empleado no solo pasa por la adecuación de la herramienta tecnológica, también por la idoneidad y gestión de los contenidos compartidos a través de la misma.

Contenidos que deben figurar en el portat del empleado

Dichos contenidos han sido diseñados y publicados por el departamento de RRHH tradicionalmente, sin embargo, estos son cada vez más conscientes de que existe un gran problema de falta de tiempo y capital humano a la hora de desarrollar una cada vez mayor carga informativa exigida a todos los niveles. La solución a dicho problema pasa, sin duda, por la creación de un departamento específico para tales fines y por la implicación del resto de los departamentos.

Es decir, cada departamento debe ser el encargado de suministrar los datos e informaciones pertinentes acerca del comunicado que se desea compartir con el resto de la empresa, y un equipo de profesionales específico (compuesto por redactores y correctores) el que se encargue de darles forma, verificarlos, editarlos y publicarlos.

Resuelto el problema del contenidos y del continente, solo queda fomentar la participación de los empleados para que el portal se convierta en un verdadero punto de encuentro corporativo. En este sentido, el futuro pasa por el desarrollo e implantación de aplicaciones móviles que permitan a todos aquellos empleados itinerantes acceder a este espacio de la misma forma que lo hacen aquellos que trabajan de forma permanente con un ordenador de sobremesa desde la oficina o desde el domicilio.

En una época en la que el teletrabajo se implanta y en la que empresas, grandes, medianas y pequeñas, no entienden de horizontes, encontrar un espacio digital común a todos los miembros de una empresa se convierte en una tarea urgente.